Pourquoi et comment faire une facture de situation de travaux ?

La facture de situation de travaux est un élément essentiel dans le domaine de la construction. Elle permet de suivre de près l'avancement d'un chantier et de garantir une gestion financière transparente. Découvrons ensemble les raisons pour lesquelles la facture de situation de travaux est importante et comment vous pouvez la réaliser de manière efficace.

Pourquoi faire une facture de situation de travaux ?

Nous connaissons déjà la méthode de facturation classique qui intervient souvent à la fin d'un projet. La facture de situation de travaux, quant à elle, propose une approche plus flexible. En effet, elle est principalement utilisée sur des chantiers de longue durée tels que la maçonnerie, la menuiserie ou les travaux de charpente, et permet aux artisans de recevoir des paiements échelonnés tout au long du projet.

L'intérêt est double : d'une part, elle assure une rentrée de trésorerie régulière, permettant de financer les salaires, les fournitures, le matériel et autres dépenses associées. D'autre part, elle offre une visibilité sur l'avancement du chantier. Les artisans peuvent mieux gérer les délais et répondre aux attentes du maître d'ouvrage.

Comment faire une facture de situation de travaux ? 7 étapes clés

Pour plus de facilité et de rapidité, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation dédié au bâtiment pour établir votre facture. Il simplifie le processus en créant automatiquement les factures et les commandes de matériaux à partir du devis. 

Toutefois, si vous n'avez pas de logiciel pour générer vos factures, voici comment créer une facture de situation en 7 étapes :

1. Collectez les informations

Avant de commencer, rassemblez toutes les données pertinentes telles que les détails du chantier, les coordonnées du client, le numéro du contrat, et toute documentation relative aux travaux à effectuer.

2. Déterminez le pourcentage d'avancement

Calculez précisément le pourcentage d'avancement du chantier en utilisant des mesures physiques, des rapports d'activité, ou d'autres indicateurs propres au projet. Cela sera la base pour établir la facture.

3. Sélectionnez les travaux et prestations

Identifiez les travaux réalisés jusqu'à présent en fonction du pourcentage d'avancement. Détaillez chaque élément pour une transparence totale, ce qui facilitera la compréhension de votre client.

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4. Calculez les coûts

Pour chaque prestation, calculez avec précision les coûts associés, y compris la main-d’œuvre, les matériaux, les équipements, et autres frais accessoires.

5. Calculez le total partiel, puis général

Multipliez la quantité par le coût unitaire pour obtenir le total partiel de chaque élément. Cela vous donne une vue détaillée des coûts spécifiques. Ensuite, additionnez tous les totaux partiels pour obtenir le montant total des travaux réalisés jusqu'à présent. C'est le montant que vous présenterez à votre client.

6. Enfin, indiquez le montant à payer par le client

Soustrayez les éventuels paiements déjà effectués par le client au montant total des travaux réalisés. Indiquez clairement le montant restant à payer, facilitant ainsi le processus de paiement.

7. N’oubliez pas les mentions obligatoires

Assurez-vous d'inclure toutes les mentions obligatoires sur la facture, telles que votre nom, adresse, numéro de TVA, la date de la facture, le numéro de facture, et les coordonnées du client.

💡
Bon à savoir 
Pensez à archiver et à conserver une copie de votre facture de situation dans vos dossiers pour la gestion comptable et fiscale de votre entreprise.

Quelles mentions doivent figurer sur la facture de situation ?

La facture de situation suit les règles générales des factures, mais avec quelques spécificités. Elle doit inclure des informations importantes telles que le numéro du devis correspondant à la situation, la désignation du ou des travaux concernés, le degré d'avancement du chantier, et le degré d'avancement lors de la dernière échéance.

Parmi les autres éléments essentiels, on retrouve :

• Les coordonnées complètes de la société prestataire, comprenant la raison sociale, le numéro SIRET, et les coordonnées.
• Les coordonnées du client, incluant le nom, prénom ou raison sociale, l'adresse, le numéro de téléphone, et l'adresse email.
• Une description détaillée des travaux effectués.
• Les montants à l'unité en HT et TTC.
• Le montant total en HT et TTC.

👷 Le Conseil du Pro : à ne pas confondre avec la facture d'acompte !

La confusion entre la facture d'acompte et la facture de situation est fréquente au début ou en cours d'un projet de construction. L'acompte concerne le paiement anticipé avant le début des travaux, tandis que la facture de situation reflète les avancements en cours de chantier. L'acompte est enregistré dans un compte spécifique, et ne contribue pas au calcul du chiffre d'affaires.

Les questions fréquentes

Lexique

• Facture de situation : Document détaillant l'avancement d'un chantier et les prestations effectuées à un moment précis.
• Acompte : Paiement partiel effectué en amont des travaux pour garantir l'engagement du client.
• Trésorerie : représente l'ensemble des liquidités disponibles, en espèces ou en placements à court terme, d'une entreprise ou d'une organisation.
• Devis : un document détaillant les coûts estimés et les conditions d'une prestation de travaux proposés par un professionnel.
• Pourcentage d'avancement : Mesure indiquant le progrès réalisé dans un projet, utilisé pour calculer le montant d'une facture de situation.