La retenue de garantie est une pratique courante dans le secteur du bâtiment, visant à assurer la bonne exécution des travaux et à couvrir d'éventuelles malfaçons. Pour les entreprises du BTP, il est essentiel de comprendre les modalités de restitution de cette somme et de savoir comment faire une demande de levée de retenue de garantie après travaux. Pour vous permettre d'y voir plus clair et de gagner du temps, voici tous nos conseils et notre modèle de lettre de restitution de retenue de garantie à télécharger gratuitement !
Qu'est-ce que la retenue de garantie sur travaux ?
Bien qu'elle ne soit pas obligatoire, la retenue de garantie est une somme, généralement fixée à 5 % du montant total des travaux, que le maître d'ouvrage, soit le client, retient sur les acomptes et paiements dus à l'entreprise.
Mise en place par le maître d'ouvrage, cette pratique courante dans le secteur du bâtiment et des travaux publics (BTP) sert à couvrir les éventuelles réserves émises lors de la réception des travaux ou les défauts apparus pendant le délai de garantie. Elle est prévue par l'article 1er de la loi n° 71-584 du 16 juillet 1971.
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Pour tout savoir sur la retenue de garantie :
Retenue de garantie dans le BTP : comment ça marche ?
Modèle gratuit lettre de restitution retenue de garantie bâtiment à télécharger
Pour gagner du temps dans vos démarches, n'attendez pas pour télécharger gratuitement notre modèle de lettre de demande de restitution de retenue de garantie suite à des travaux. Au format PDF, ce modèle est conçu pour être envoyé après l'expiration du délai de garantie et peut être adapté à votre situation.
Une fois le document téléchargé, il ne vous restera plus qu'à copier-coller le modèle de lettre et à le modifier sur votre logiciel de traitement de texte, comme Word ou Google Docs.
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Comment demander la restitution de la retenue de garantie ?
Comment faire une demande de levée de retenue de garantie après travaux ? Pour solliciter la restitution de la retenue de garantie, il est recommandé de bien suivre les 3 étapes suivantes :
1. Vérifier la levée des réserves
Assurez-vous que toutes les réserves émises lors de la réception des travaux ont été levées et que les travaux sont conformes aux exigences contractuelles.
2. Préparer une demande écrite de levée de retenue de garantie
Rédigez une lettre formelle de réclamation adressée au maître d'ouvrage, demandant la restitution de la retenue de garantie dans les plus brefs délais. Cette lettre doit inclure :
- Vos coordonnées complètes ;
- Les références du contrat (numéro, date) ;
- La date de réception des travaux ;
- La confirmation de la levée des réserves ;
- Le montant de la retenue de garantie à restituer ;
- Un délai souhaité pour la restitution.
3. Envoyer le courrier en lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR)
Une fois rédigé, envoyez le courrier en recommandé avec accusé de réception (AR) pour conserver une preuve de votre démarche et de dépôt datée. La lettre recommandée doit être transmise au client, qui se la verra remettre en main propre, contre signature. Elle peut aussi être envoyée en copie au maître d'œuvre. Une lettre recommandée avec AR est généralement distribuée sous 3 jours ouvrables (du lundi au samedi, hors jours fériés).
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Lettre demande de restitution de retenue de garantie : 4 conseils pour bien la rédiger
Une lettre bien rédigée augmente les chances d'obtenir une restitution rapide. Voici quelques conseils pratiques :
- Clarté et concision : soyez précis et allez droit au but. Évitez les informations superflues.
- Structure logique : organisez la lettre en sections distinctes : introduction, contexte, demande, conclusion.
- Ton professionnel : maintenez un ton courtois et professionnel tout au long de la lettre.
- Preuves à l'appui : joignez des copies des documents pertinents, comme le procès-verbal de réception des travaux et les attestations de levée des réserves.
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PV de réception des travaux : modèle gratuit à télécharger
Quand a lieu la restitution de la retenue de garantie BTP ?
La restitution de la retenue de garantie dans le secteur du BTP dépend du type de marché. Selon l’article 2 de la loi du 16 juillet 1971, lorsqu'il s'agit d'un marché privé, elle intervient dans un délai maximum d'un an à compter de la réception des travaux.
Dans le cadre d'un marché public, la durée de la retenue de garantie peut atteindre 13 mois, incluant les 12 mois de période de garantie et un mois supplémentaire, toujours après la date de réception des travaux.
Au cours de ces périodes, le constructeur ou l'entreprise chargée des travaux doit corriger les éventuels défauts ou réserves émises par le maître d’ouvrage, qui sont consignées dans le procès-verbal de réception du chantier. Dans tous les cas, la restitution de la retenue de garantie a lieu après la levée de ces réserves. Si aucune contestation n'est relevée par le client une fois le délai de 12 ou 13 mois passé, la retenue de garantie doit être restituée au professionnel.
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À retenir :
La retenue de garantie est un mécanisme essentiel pour assurer la qualité et la conformité des travaux dans le secteur du bâtiment. Pour les entreprises, il est crucial de comprendre les modalités de sa restitution et de savoir comment en faire la demande de manière efficace. Une communication claire et professionnelle avec le maître d'ouvrage facilitera le processus et la gestion du chantier, tout en contribuant à maintenir des relations de confiance entre les parties prenantes.
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Avant d'envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception pour réclamer la restitution de la retenue de garantie, il peut être judicieux de contacter au préalable le client par téléphone ou de lui envoyer un SMS. Un retard peut résulter d'un simple oubli, et une approche amiable favorise le maintien de bonnes relations professionnelles.
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Les questions fréquentes
Comment solder une retenue de garantie ?
Solder une retenue de garantie implique de s'assurer que toutes les obligations contractuelles ont été remplies et que les éventuelles réserves ont été levées. Une fois ces conditions réunies, l'entreprise doit formaliser sa demande de restitution auprès du maître d'ouvrage, comme décrit précédemment. Il est essentiel de conserver des copies de tous les échanges et documents relatifs à cette démarche pour éviter tout litige ultérieur.
Quand payer les 5 % de retenue de garantie ?
La retenue de garantie, souvent fixée à 5 % du montant total des travaux, est prélevée par le maître d'ouvrage sur chaque paiement effectué à l'entreprise pendant la réalisation des travaux. Ce montant est consigné jusqu'à la fin du délai de garantie, généralement d'un an après la réception des travaux. La restitution intervient après la levée des éventuelles réserves et la confirmation de la conformité des travaux.
Qui garde la retenue de garantie dans les marchés de travaux privés ?
Dans le cadre d'un marché privé, le maître d'ouvrage ne peut pas conserver lui-même les fonds de cette retenue. Ceux-ci doivent être consignés auprès d’une tierce partie, désignée avec l’accord des deux parties, afin d’assurer le remboursement après expiration de la période de garantie.
Références :
- "La retenue de garantie", MediaBat
- "Demande de levée de retenue de garantie après travaux", Lettres utiles
- "Tout savoir sur la retenue de garantie dans le secteur du BTP", SACO, expertise comptable, audit & conseil
Lexique utile
- Retenue de garantie : somme retenue par le maître d'ouvrage sur les paiements dus à l'entreprise pour couvrir d'éventuelles malfaçons ou réserves.
- Maître d'ouvrage : client ou commanditaire des travaux, responsable de la gestion du projet.
- Procès-verbal de réception : document officiel établi lors de la réception des travaux, consignant les éventuelles réserves.
- Réserves : défauts ou non-conformités constatés lors de la réception des travaux, nécessitant des corrections.
- Levée des réserves : action de corriger les défauts ou non-conformités constatés lors de la réception des travaux.
- Délai de garantie : période pendant laquelle l'entreprise est responsable de la correction des défauts ou malfaçons.
- Lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) : courrier envoyé avec une preuve de dépôt et de réception.
- Marché privé : contrat de travaux entre un particulier et une entreprise, soumis à des règles spécifiques.
- Marché public : contrat de travaux entre une entité publique et une entreprise, soumis, là encore, à des règles spécifiques.
- Consignation : action de déposer une somme d'argent auprès d'une tierce partie pour garantir le respect des obligations contractuelles.
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