Artisans BTP : comment réussir vos RDV clients en visio-conf' ?

Artisans du BTP, votre entreprise souffre de l’épidémie liée au covid-19. Alors pour maintenir votre activité à flot et ne louper aucun chantier, travaillez de chez vous et contactez les particuliers par vidéo. Comment réussir vos RDV clients en visio-conf' ? Choisissez le bon endroit, soyez équipé et bien installé, utilisez les bons outils vidéo et ayez la bonne attitude. Voici nos 4 conseils pour réussir vos rendez-vous clients en visioconférence !

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5 conseils pour qu’un rendez-vous client en visioconférence se passe bien

L’épidémie de coronavirus met en difficulté votre société BTP... Même si vous envisagez de reprendre les chantiers chez les particuliers, vous préférez communiquer à distance avec vos clients et rencontrer les prospects en virtuel dans un premier temps. Une façon d’augmenter les précautions, et l’occasion de prendre le virage du digital avec votre entreprise du bâtiment !

Alors si malgré le confinement, un client vous contact pour réaliser des travaux chez lui, proposez-lui un rendez-vous virtuel pour vous expliquer son projet travaux. Mais attention, pour un premier rendez-vous vidéo réussi, vous devez être bien préparé. Mieux vaut avoir toutes les clés en main pour que cet échange se passe bien, dans de bonnes conditions, afin d’aboutir à la signature d’un devis !

1. Choisir le bon endroit avec un cadre agréable

Travailler à distance implique de s’imposer des règles. On limite les distractions et on se trouve un endroit agréable et calme. Un bureau par exemple ou une chambre d’ami, si possible avec une fenêtre pour profiter d’une lumière naturelle, conviendront parfaitement pour vos rendez-vous en visio.

2. Être bien équipé et bien installé pour plus de confort

On oublie le smartphone posé sur un pot de fleurs pour cet échange. Vous devez être bien équipé et bien installé :

1. Installez-vous obligatoirement sur un vrai bureau, avec une chaise adaptée pour éviter le mal de dos.
   
   
2. Equipez-vous d’un ordinateur portable ou fixe.
   
   
3. Munissez vous d’un micro et vérifiez qu’il soit bien réglé.
   
   
4. Installez une caméra si vous utilisez un ordinateur fixe. Assurez-vous qu’elle fonctionne et réglez-là à hauteur des yeux.
   
   
5. Utilisez un casque ou des écouteurs pour vous isoler des bruits extérieurs.
   
   
6. Ayez tout ce qu’il vous faut à portée de main : bloc-notes, stylos, calculatrice, etc.
   
   
7. Utilisez une bonne connexion Internet : vérifiez que la connexion internet fonctionne bien. Débranchez tous vos appareils connectés en wifi pour libérer un maximum de bande passante et ne pas rencontrer de coupures pendant l’échange vidéo avec votre client.

3. Utiliser un outil de visio-conf’ adapté à votre client

Il existe tout un panel de logiciels vidéo, parfaitement adaptés pour un rendez-vous en visio-conf’ :

• Google Hangouts : cet outil de communication est très simple d’utilisation. Vous pouvez échanger par chat’, mais aussi en vidéo avec Hangouts Meet. Il vous suffit de disposer d’un compte Google pour l’installer. Le petit plus : vous pouvez partager votre écran avec votre client si vous avez des documents ou des photos à lui montrer.
  
  
• FaceTime : vous et votre client avez chacun un Mac ? Utiliser FaceTime simplifiera la prise de contact si votre client ne connaît pas ou ne sait pas comment utiliser un autre logiciel.
  
  
• Messenger sur Facebook : si votre client vous a sollicité sur votre page professionnelle Facebook, choisissez Messenger pour l’échange vidéo. Ce sera plus simple pour vous et pour lui.
  
  
• Zoom : il s’agit d’un outil plus professionnel. Vous devez vous créer un compte, et en tant qu’administrateur, créer une “réunion”. Envoyez le lien unique à votre client pour qu’il vous rejoigne dans “la salle de réunion”. Vous pouvez également lui partager votre écran.

4. Adopter la bonne attitude même à distance

Une rendez-vous client en visioconférence nécessite la même implication de votre part qu’un premier rendez-vous physique :

• Etre ponctuel : installez-vous 5 à 10 minutes avant devant votre ordinateur pour ne pas louper l’heure du rendez-vous.
  
  
• Ne pas trop bouger : ne vous levez pas tout en continuant de parler à votre client. Il pourrait mal le prendre. Restez bien assis et focalisez toute votre attention sur lui pour que tout se passe bien.
  
  
• Contrôler son élocution : même si vous avez une bonne connexion internet, le virtuel n’est parfois pas aussi clair que la réalité. Alors parlez lentement et articulez pour bien vous faire comprendre.
  
  
• Fermer la porte à clé : pour ne pas être dérangé par les membres de votre famille ou ne pas être tenté de parler à d’autres personnes, enfermez-vous.
  
  
• Soigner sa présentation : n’oubliez pas que vous êtes filmé, alors comme dans la réalité, passez par la salle de bains pour soigner votre présentation. Peignez vos cheveux, rasez-vous, et enfilez des vêtements appropriés.

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Référence :

1. Winnie Agossou, "Comment réussir votre vidéoconférence ?", Julie Desk, le 28 mars 2017