Artisans du BTP, l'extrait Kbis est un document obligatoire et très utile pour votre entreprise. C'est le seul document officiel qui atteste de l'existence juridique de votre société ! Vous prenez donc beaucoup de risques si vous n'en possédez pas un... Découvrez tout ce que vous devez savoir sur le Kbis ainsi que la manière dont l'obtenir !
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Le seul document officiel attestant de l’existence de votre entreprise
Pour ne pas être accusé de travail dissimulé et ne pas encourir de poursuites judiciaires (prison et forte amende), le Kbis s'obtient auprès du greffe du tribunal de commerce.
Le mot Kbis vient de la référence de l'imprimé qui était utilisé à l'origine.
Le Kbis est un extrait du Registre du commerce et des sociétés (RCS) et s'assimile à une carte d’identité pour votre société, même lorsque vous êtes auto-entrepreneur.
Il contient les informations les plus importantes de votre entreprise :
- le numéro SIREN de votre société (identifiant de 9 chiffres attribué à votre société) ;
- votre capital social (apprenez à calculer ➡️ votre chiffre d'affaires prévisionnel et à faire ➡️ le bilan financier de votre entreprise) ;
- le nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse du créateur ;
- la raison sociale (nom de la société), le sigle, l'enseigne ;
- la forme juridique, à savoir s'il s'agit d'une SARL, EURL, d'une micro entreprise... ;
- l'adresse du siège social de votre société ;
- la date de création de votre entreprise ;
- le code NAF : attribué par l'Insee, il définit par un code la nomenclature à laquelle appartient votre activité ;
- le détail de l'activité de votre entreprise en quelques lignes ;
- l'adresse postale de votre société.
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Comment obtenir un extrait Kbis ?
N'importe qui est en droit de vous demander ce justificatif, obligatoire pour toute activité commerciale. Pour obtenir un extrait Kbis, vous devez donc avoir immatriculé votre société au RCS, après en avoir fait la demande auprès du tribunal de commerce, dont dépend votre entreprise.
Un extrait de Kbis a une durée de validité de 3 mois. Il faut donc le renouveler une fois ce délai écoulé.
Ce précieux document était payant jusqu'en 2019 et un chef d'entreprise devait nécessairement réaliser les démarches auprès du greffe du tribunal de commerce, en charge de le lui délivrer. Que ce soit directement sur place, par voie postale ou en ligne sur le site d'Infogreffe.
⚠️
Important :
Depuis octobre 2019, si elle est faite en ligne, la demande est entièrement gratuite et peut être réalisée de façon illimitée sur le site MonIdenum, portail sécurisé destiné à faciliter les démarches des entrepreneurs auprès du tribunal de commerce. Désormais, le dirigeant ou entrepreneur n'a plus qu'à "activer son identité numérique", puis à se connecter à son espace personnel pour obtenir son extrait Kbis au format numérique.
Pour avoir accès à l'extrait Kbis d'une autre entreprise immatriculée au RCS, vous devrez soit vous adresser au greffe du tribunal de commerce de la société recherchée, soit procéder à la demande en ligne sur le site d'Infogreffe. Cette démarche sera
payante et facturée pour chaque exemplaire souhaité. Elle vous coûtera :
- 2,69 € si vous récupérez le document sur place, auprès du greffe ;
- 3,37 € si vous le recevez par mail ;
- 4,03 € si vous préférez le recevoir par courrier.
Quoi qu'il en soit, tout changement de situation de votre entreprise (changement de dénomination sociale ou de dirigeant, transfert de siège social, modification de forme juridique, augmentation de capital...) doit être déclaré et apparaître à terme sur votre Kbis. Ainsi, il devra obligatoirement être modifié sur le site d'Infogreffe, après vous être connecté à votre compte.
Les particuliers vous feront bien plus confiance avec un extrait Kbis !
En quoi un extrait Kbis peut-il vous être utile ?
Au-delà de l'aspect légal, l'extrait Kbis est utilisé dans de nombreux contextes et peut vous être demandé à tout moment. Il sera par exemple nécessaire pour ouvrir un compte bancaire professionnel, émettre des devis ou des factures à la suite d'achat de matériels professionnels auprès de distributeurs ou pour candidater à un appel d'offres public. Il le sera également pour décrocher une subvention, obtenir la carte BTP ainsi que pour devenir RGE.
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Bon à savoir :
A compter du 23 novembre 2021, l'extrait Kbis ne sera plus demandé aux entreprises dans le cadre de 55 démarches administratives. Cette décision, prise le 22 mai 2021 par le ministère de l'Economie, a vocation à "simplifier la vie administrative des entreprises". Ces procédures facilitées, pour lesquelles les entreprises n'auront plus qu'à communiquer leur numéro SIREN, concernent notamment la demande d'autorisation d'exploitation commerciale ou la preuve de l'absence de cas d'exclusion d'un candidat à un marché public.
👷 Le Conseil du Pro : le Kbis, un document accessible à tous
Un client, une personne extérieure à votre société et toute salarié autre que le dirigeant d'une entreprise peut aussi demander un extrait Kbis, en fournissant par exemple votre numéro SIREN, consultable gratuitement sur le site Pappers. C'est une carte d'identité et de situation accessible à tous ! En effet, si vous êtes dans le contexte d'une procédure de sauvegarde ou d'un redressement judiciaire, l'information sera mentionnée noir sur blanc. Néanmoins, cette démarche est payante (voir ci-dessus) et doit, une fois de plus, être réalisée sur le site d'Infogreffe.
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