Dans le cadre de leur activité professionnelle, les employés du BTP peuvent avancer certains frais, appelés dépenses professionnelles. Les employeurs sont alors dans l’obligation de leur rembourser ces frais liés à leur activité professionnelle ou frais de mission, sous condition de la présentation d'une note de frais accompagnée des factures pour les différentes dépenses. Comment faire une note de frais conforme ? Combien de temps prend le remboursement ? Détails.
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Comment faire une note de frais ?
Pour être reconnue comme telle, une note de frais doit engager des frais professionnels qui vont dans l’intérêt de l’entreprise. Ces frais à titre professionnel doivent être d’un montant raisonnable et justifié pour être conformes et remboursés. Il peut arriver que certains employés ajoutent des dépenses personnelles pour essayer de gonfler la note. C’est pour cela qu’il est important de justifier que les frais servent bien l’intérêt de l’entreprise.
Les remboursements étant exonérés de cotisations sociales, si l’Urssaf décide de contrôler la conformité de ces remboursements, elle peut demander à vérifier les notes de frais. Ces dernières doivent être accompagnées de justificatifs des frais détaillés. Les dépenses vont dépendre d’écritures comptables différentes selon le type de frais, qui sont des barèmes imposés par le service comptable. Elles doivent également contenir certaines informations, à découvrir ci-dessous. Une note de frais se présente sous forme de tableau listant un certain nombre de détails, indispensables pour se faire rembourser.
La date
La note de frais doit contenir la date de chaque justificatif de dépenses, sans oublier de préciser l’heure. La note de frais étant mensuelle, il est très important de mettre à jour régulièrement sa note afin d’avoir les dépenses liées au bon mois, et s’assurer de ne pas oublier de dépenses.
La raison
Il faut également indiquer la raison de la dépense. Cela peut être, par exemple, l’achat de matériel destiné à un chantier, un déjeuner avec un client...
L’identité de la personne
Le nom de la personne qui a engagé la dépense doit absolument figurer sur la note de frais si elle veut se faire rembourser. Il est possible aussi d’indiquer son service. Plus la note sera précise et explicite, plus il sera facile de procéder aux vérifications et à un remboursement rapide.
Le type de frais
La nature de la dépense doit aussi apparaître. C’est par exemple une addition de restaurant, une note d’hôtel, une facture de carburant...
Certains types de frais exigent des précisions :
- les frais de repas : pour ce type de frais, la note de frais doit indiquer le montant de la note, le nom de toutes les personnes présentes au repas ainsi que le motif de l’invitation ;
- les frais de déplacement : dans le cas de déplacements professionnels, la note de frais doit indiquer le nombre de kilomètres parcourus, la raison dudit déplacement professionnel, et l’itinéraire du trajet ;
- les dépenses d’hébergement : certains chantiers peuvent avoir lieu assez loin du domicile des ouvriers. Ces dépenses ne sont valables que si et seulement si l’employé ne peut regagner son domicile (le trajet domicile-travail dans ce cas-là doit être de plus de 50 km). La note de frais doit encore une fois indiquer la raison et le lieu du déplacement.
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L’adresse
L’adresse du lieu où a été engagée la dépense doit apparaître également. Plus l’adresse sera complète, plus la dépense sera facile à vérifier, ainsi que son bien-fondé.
Les montants HT et TTC
Doivent figurer les montants hors taxes et avec taxes afin de faire apparaître le calcul de la TVA. Sur certains types de frais, la récupération de la TVA est en effet possible, d’où l’importance de l’indiquer : le stationnement, le péage, certains carburants, les frais de restauration, si le nom de l’entreprise apparaît sur la facturation.
En revanche, la TVA n’est pas récupérable pour les frais d’hébergement, les dépenses de déplacement, les transports en commun ou encore les indemnités kilométriques.
La TVA est récupérable sur certains types de frais
Les signatures
Enfin, une note de frais doit comporter à la fois la signature de l’employé qui a engagé les frais et celle de son employeur. Sans ces deux signatures, la note de frais ne sera pas recevable par le service comptable. Les employés doivent donc absolument la signer et la faire signer par leur supérieur hiérarchique, et ce, pour chaque note de frais.
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Quand et comment se faire rembourser ?
Si l’employé présente une note de frais qui respecte les conditions requises, son employeur est obligé de rembourser les frais engagés. L’employeur dispose de 2 méthodes pour rembourser les frais professionnels : un remboursement forfaitaire ou un remboursement des frais réels.
Le délai de remboursement
Nous l’avons vu, les notes de frais sont mensuelles. Une fois la note de frais et les pièces justificatives rendues, les remboursements de frais se font en fin de mois en pratique. Il est recommandé de faire les notes de frais sur ordinateur plutôt qu’à la main, pour faciliter la relecture et la bonne saisie des montants et informations. C’est la raison pour laquelle, la majorité des entreprises utilisent un logiciel de gestion pour gérer les frais et automatiser le traitement des notes de frais, pour un gain de temps considérable.
Cet outil de gestion des notes de frais, souvent sous forme de logiciel comptable, facilite la comptabilisation des dépenses et l’archivage des justificatifs. Il suffit alors d’imprimer la note de frais et procéder au remboursement. Il est aussi désormais possible de faire sa note de frais sur des applications mobiles qui permettent un suivi des frais en temps réel et une dématérialisation importante.
La méthode forfaitaire
Si l’employeur choisit cette méthode, il va alors verser à son employé des allocations forfaitaires. Il s’agit d’une prise en charge des frais, appelés frais forfaitaires, via le versement d’une prime dont le montant est évalué en amont lors de la rédaction du contrat de travail ou dans la convention collective de l’entreprise. Cette méthode peut concerner des frais de repas, des frais kilométriques ou encore des frais de logement.
La méthode des frais réels
Avec cette méthode, l’employeur va rembourser à son employeur les montants réellement engagés. Sur présentation de factures, l’employeur verse au salarié la somme exactement dépensée, pour son montant réel. Dans certains cas, cette méthode de remboursement est obligatoire :
- pour des dépenses engagées par un employé en télétravail ;
- pour l’utilisation d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication ;
- en cas de déménagement à la suite d'une mutation ;
- pour les employés d’entreprises françaises basés à l’étranger.
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👷 Le Conseil du Pro : n'oubliez pas de déclarer les notes de frais au fisc !
La note de frais professionnels étant imposable, il faut indiquer toutes les dépenses professionnelles au moment des déclarations auprès de l’administration fiscale. Nous vous conseillons de bien indiquer à vos employés s’il faut qu’ils optent pour la déduction forfaitaire de 10 % ou pour les frais réels pour éviter toute erreur. Dans le cas particulier des frais kilométriques engendrés si l’employé utilise son véhicule personnel pour ses trajets domicile-travail, ces indemnités kilométriques sont alors déductibles dans le calcul de son impôt sur le revenu.
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